Privacybeleid

 

Download hier de PDF versie

 

Privacybeleid: voorwoord en gebruiksaanwijzing

  • Dit document is opgesteld om het privacy beleid van Riemersma Leasing B.V. (hierna Riemersma) te verduidelijken aan personen en zakenpartners. Het privacy beleid is ook op de website van Riemersma geplaatst voor iedereen die graag meer wil weten over hoe Riemersma omgaat met persoonsgegevens en privacy. Er is daarom gekozen om geen, of zo weinig mogelijk, juridische taal te gebruiken zodat de producten toegankelijk en begrijpelijk zijn voor iedereen.
  • Het privacybeleid is een kader waarin wordt aangegeven aan welke principes Riemersma zich houdt en laat zien hoe Riemersma met privacy, en met name de wet, omgaat.
  • Dit privacybeleid is vastgesteld door de directie van Riemersma. Het beleid wordt periodiek geëvalueerd en indien nodig herzien. Aanpassingen van dit beleid worden verwerkt in dit document, dat op de website beschikbaar is.
  • Indien u naar aanleiding van dit document vragen heeft, of advies wilt over de AVG of uw privacy in het algemeen dan kunt u uw vragen stellen via het e-mailadres info@riemersmaleasing.nl.

Vastgesteld: 15 mei 2018

Privacybeleid Riemersma

Riemersma biedt leaseproducten en mobiliteitsdiensten aan. Binnen Riemersma wordt gewerkt met persoonsgegevens van klant- en lease-gerelateerde personen en eigen werknemers. Klant- en lease-gerelateerde persoonsgegevens worden voornamelijk verzameld voor het goed uitvoeren van leasecontracten en daaruit voortvloeiende activiteiten. Onder klant- en lease-gerelateerde personen wordt verstaan: berijders, wagenparkbeheerders, tekeningsbevoegde bedrijfsbestuurders en partners, tegenpartij bij schade en de koper van een auto. Genoemde personen moeten erop kunnen vertrouwen dat Riemersma zorgvuldig en veilig met de persoonsgegevens omgaat. Riemersma gaat zo goed als mogelijk mee met nieuwe ontwikkelingen. Nieuwe technologische ontwikkelingen, innovatieve voorzieningen, globalisering en een steeds meer digitale omgeving stellen andere eisen aan de bescherming van gegevens en privacy. Riemersma is zich hier van bewust en zorgt dat de privacy gewaarborgd blijft, onder andere door maatregelen op het gebied van informatiebeveiliging, dataminimalisatie, transparantie en gebruikerscontrole. Het management speelt een cruciale rol bij het waarborgen van privacy. Riemersma geeft middels dit beleid een duidelijke richting aan privacy en laat zien dat zij de privacy waarborgt, beschermt en handhaaft. Dit beleid is van toepassing op de gehele organisatie, alle processen, onderdelen, objecten en gegevensverzamelingen van Riemersma. Dit privacybeleid van Riemersma is in lijn met het algemeen beleid van Riemersma en nationale en Europese wet- en regelgeving.

Wettelijke kaders voor de omgang met gegevens

Riemersma is verantwoordelijk voor het opstellen, uitvoeren en handhaven van het beleid. Hiervoor geldt het wettelijk kader van de uitvoeringswet Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Wijzigingen in deze wet zal Riemersma volgen en indien noodzakelijk het privacybeleid hierop aanpassen.

Uitgangspunten

Riemersma gaat op een veilige manier met persoonsgegevens om en respecteert de privacy van betrokkenen. Riemersma houdt zich hierbij aan de volgende uitgangspunten:

Rechtmatigheid, behoorlijkheid, transparantie

Persoonsgegevens worden in overeenstemming met de wet en op behoorlijke en zorgvuldige wijze verwerkt.

Grondslag en doelbinding

Riemersma zorgt ervoor dat persoonsgegevens alleen voor welbepaalde, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigde doelen worden verzameld en verwerkt. Persoonsgegevens worden alleen met een rechtvaardige grondslag verwerkt.

Dataminimalisatie

Riemersma verwerkt alleen de persoonsgegevens die minimaal noodzakelijk zijn voor het vooraf bepaalde doel. Riemersma streeft naar minimale gegevensverwerking. Waar mogelijk worden minder of geen persoonsgegevens verwerkt.

Bewaartermijn

Persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan nodig is. Het bewaren van persoonsgegevens kan nodig zijn om de bedrijfsmatige taken goed uit te kunnen oefenen of om wettelijke verplichtingen te kunnen naleven.

Integriteit en vertrouwelijkheid

Riemersma gaat zorgvuldig om met persoonsgegevens en behandelt deze vertrouwelijk. Zo worden persoonsgegevens alleen verwerkt door werknemers met een geheimhoudingsplicht en voor het doel waarvoor deze gegevens zijn verzameld. Daarbij zorgt Riemersma voor passende beveiliging van persoonsgegevens.

Delen met derden

In het geval van samenwerking met externe partijen, waarbij sprake is van gegevensverwerking van persoonsgegevens, maakt Riemersma afspraken over de eisen waar gegevensuitwisseling aan moet voldoen. Deze afspraken voldoen aan de wet.

Subsidiariteit

Voor het bereiken van het doel waarvoor de persoonsgegevens worden verwerkt, wordt inbreuk op de persoonlijke levenssfeer van de betrokken persoon zoveel mogelijk beperkt.

Proportionaliteit

De inbreuk op de belangen van de betrokkene mag niet onevenredig zijn in verhouding tot en met de verwerking te dienen doel.

Rechten van betrokkenen

Riemersma honoreert alle rechten van betrokkenen.

Dagelijkse omgang en het wettelijk kader

Riemersma is verplicht om zorgvuldig en veilig, proportioneel en vertrouwelijk om te gaan met het verzamelen, bewaren en beheren van persoonsgegevens. Dat geldt voor taken op het gebied van leaseproducten, mobiliteitsdiensten en personeelsmanagement. Goed en zorgvuldig omgaan met persoonsgegevens is een dagelijkse bezigheid van Riemersma. Het beschermen van de privacy is complex, en wordt steeds complexer door technologische ontwikkelingen, grote uitdagingen op het terrein van veiligheid en nieuwe Europese wetgeving. Daarom vinden wij het belangrijk om transparant te zijn over de manier waarop wij met persoonsgegevens omgaan, en de privacy waarborgen.

Bewustwording en training

Personeelshandboek

Riemersma heeft een Personeelshandboek. In dit handboek staan onder meer instructies hoe om te gaan met persoonsgegevens. In het handboek is aandacht voor: beheer van hardware en software, wachtwoordgebruik, internetgebruik, sociale media, verzamelen van persoonsgegevens, verspreiden van persoonsgegevens, gebruik van email en het rondsturen van bestanden, dataopslag, het meenemen van data, geheimhoudingsplicht en het verwijderen van persoonsgegevens.

Riemersma traint op bewustwording en verwacht dat medewerkers elkaar aanspreken en scherp houden. Tevens houdt Riemersma haar werknemers op de hoogte van wijzigingen in wet- en regelgeving.

Wetgeving en definities

Tot 25 mei 2018 had elke lidstaat van de Europese Unie een eigen privacywet, gebaseerd op de Europese richtlijn van 1995. De Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) regelde het juridische kader voor de omgang met persoonsgegevens in Nederland. Op 25 mei 2018 is de Wbp vervallen en trad de Europese Verordening; de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), in werking, samen met de uitvoeringswet. De AVG bouwt voort op de Wbp en zorgt onder andere voor versterking en uitbreiding van de privacyrechten met meer verantwoordelijkheden voor organisaties.

De volgende begrippen worden in de AVG gebruikt (Artikel 4, AVG):

Betrokkene: De persoon op wie de persoonsgegevens betrekking hebben. De betrokkene is degene van wie de gegevens worden verwerkt.

Verwerker: De persoon of organisatie die de persoonsgegevens verwerkt in opdracht van een andere persoon of organisatie.

Persoonsgegevens: Alle gegevens die gaan over mensen en waaraan je een mens als individu kunt herkennen. Het gaat hierbij niet alleen om vertrouwelijke gegevens, zoals over iemands gezondheid, maar om ieder gegeven dat te herleiden is tot een bepaald persoon (bijvoorbeeld; naam, adres, geboortedatum). Naast gewone persoonsgegevens kent de wet ook bijzondere persoonsgegevens. Dit zijn gegevens die gaan over gevoelige onderwerpen, zoals etnische achtergrond, politieke voorkeuren of het Burgerservicenummer (BSN).

Verwerkingsverantwoordelijke: Een persoon of instantie die alleen, of samen met een ander, het doel en de middelen voor de verwerking van persoonsgegevens vaststelt.

Verwerking: Een verwerking is alles wat je met een persoonsgegeven doet, zoals: vastleggen, bewaren, verzamelen, bij elkaar voegen, verstrekken aan een ander, en vernietigen.

Reikwijdte

Dit document is van toepassing op alle verwerkingen van persoonsgegevens door Riemersma.

Verantwoordelijke

Het management van Riemersma is verantwoordelijk voor de verwerkingen die door of namens Riemersma worden uitgevoerd.

Voordat en nadat Riemersma verwerkersovereenkomsten met derden sluit, doet zij onderzoek naar deze verwerker om er zeker van te zijn dat wordt voldaan aan afdoende gegevensverwerking en die voldoet aan onze toezeggingen en verplichtingen uit hoofde van wet- en regelgeving en contracten.

Verwerkingen (Artikel 4, AVG)

De verwerking van persoonsgegevens is elke handeling of elk geheel van handelingen met persoonsgegevens, al dan niet uitgevoerd via geautomatiseerde processen. In de AVG valt onder een verwerking:

  • Verzamelen, vastleggen en ordenen
  • Bewaren, bijwerken en wijzigen
  • Opvragen, raadplegen, gebruiken
  • Verstrekken door middel van doorzending
  • Verspreiding of enige andere vorm van ter beschikkingstellen
  • Samenbrengen, met elkaar in verband brengen
  • Afschermen, uitwissen of vernietigen van gegevens

Uit deze opsomming blijkt dat alles wat je met een persoonsgegeven doet een verwerking is.

Doeleinden (Artikel 5, AVG)

Volgens de wet mogen persoonsgegevens alleen verzameld worden als daarvoor een doel is vastgesteld. Het doel moet uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigd zijn. De gegevens mogen niet voor andere doelen verwerkt worden

Rechtmatige grondslag (Artikel 6, AVG)

De wet zegt dat er voor elke verwerking van persoonsgegevens een rechtmatige grondslag uit de wet van toepassing moet zijn. Dat betekent dat de verwerking alleen mag plaatsvinden wanneer aan minstens één van onderstaande voorwaarden is voldoen:

  • Om een verplichting na te komen die in de wet staat
  • Voor de uitvoering van een overeenkomst waar de betrokkene onderdeel was
  • Om een ernstige bedreiging voor de gezondheid van de betrokkene te bestrijden
  • Voor de goede vervulling van de bedrijfsmatige taak
  • Wanneer de betrokkene toestemming heeft gegeven voor de specifieke verwerking

Wijze van verwerking

De hoofdregel van de verwerking van persoonsgegevens is dat het alleen toegestaan is in overeenstemming met de wet, en op een zorgvuldige wijze. Persoonsgegevens worden zoveel mogelijk verzameld bij de betrokkene zelf. De wet gaat uit van subsidiariteit. Dit betekent dat verwerking alleen is toegestaan wanneer het doel niet op een andere manier kan worden bereikt. In de wet wordt ook gesproken over proportionaliteit. Dit betekent dat persoonsgegevens alleen mogen worden verwerkt als dit in verhouding staat tot het doel. Wanneer met geen, of minder (belastende), persoonsgegevens hetzelfde doel bereikt kan worden moet daar altijd voor gekozen worden. Riemersma zorgt er voor dat de persoonsgegevens kloppen voordat ze verwerkt worden. Deze gegevens worden alleen verwerkt door personen met een geheimhoudingsplicht. Daarnaast beveiligt Riemersma alle persoonsgegevens. Dit moet voorkomen dat de persoonsgegevens kunnen worden ingezien of gewijzigd door iemand die daar geen recht toe heeft.

Doorgifte (Artikel 44 t/m 50, AVG)

In geval Riemersma persoonsgegevens doorgeeft aan een land buiten de Europese Economische Ruimte (EER) of een internationale organisatie zal dit alleen gebeuren overeenkomstig wettelijke eisen.

Transparantie en communicatie

Informatieplicht (Artikel 13,14, AVG)

Riemersma informeert betrokkenen over het verwerken van persoonsgegevens. Hiervoor heeft Riemersma een Privacyverklaring en Cookieverklaring op haar website geplaatst.

Verwijdering

Riemersma bewaart de persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor de uitvoering van bedrijfsmatige taken. Wanneer er nog persoonsgegevens opgeslagen zijn die niet langer nodig zijn voor het bereiken van het doel worden deze zo snel mogelijk verwijderd, rekening houdend met wettelijke bepalingen. Dit houdt in dat deze gegevens vernietigd worden, of zo worden aangepast dat de informatie niet meer gebruikt kan worden om iemand te identificeren.

Rechten van betrokkenen (Artikel 13 t/m 20, AVG)

De wet bepaalt niet alleen de plichten van degenen die de persoonsgegevens verwerken, maar bepaalt ook de rechten van de personen van wie de gegevens worden verwerkt. Deze rechten worden ook wel de rechten van betrokkenen genoemd, en bestaan uit de volgende rechten:

  • Recht op informatie: Betrokkenen hebben het recht om aan Riemersma te vragen of zijn/haar persoonsgegevens worden verwerkt.
  • Inzagerecht: Betrokkenen hebben de mogelijkheid om te controleren of, en op welke manier, zijn/haar gegevens worden verwerkt.
  • Correctierecht: Als duidelijk wordt dat de gegevens niet kloppen, kan de betrokkene een verzoek indienen bij Riemersma om dit te corrigeren.
  • Recht van verzet: Betrokkenen hebben het recht aan Riemersma te vragen om hun persoonsgegevens niet meer te gebruiken.
  • Recht om vergeten te worden: De betrokkene heeft het recht om de persoonsgegevens te laten verwijderen. Riemersma zal dit verzoek inwilligen indien de persoonsgegevens niet langer nodig zijn voor het doel waarvoor ze zijn verzameld.
  • Recht op bezwaar: Betrokkenen hebben het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van zijn/haar persoonsgegevens. Riemersma zal hieraan voldoen, tenzij er gerechtvaardigde gronden zijn voor de verwerking.

Indienen van verzoek
Om gebruik te maken van zijn/haar rechten kan de betrokkene een verzoek indienen. Dit verzoek kan zowel schriftelijk als via de e-mail ingediend worden. Riemersma heeft vier weken de tijd, vanaf de ontvangst van het verzoek, om te beoordelen of het verzoek gerechtvaardigd is. Binnen vier weken zal Riemersma laten weten wat er met het verzoek gaat gebeuren. Als het verzoek niet wordt opgevolgd is er de mogelijkheid om bezwaar te maken bij Riemersma, of een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (AP). Aan de hand van een verzoek kan Riemersma aanvullende informatie opvragen om zeker te zijn van de identiteit van de betrokkene.

Geautomatiseerde verwerkingen

Profilering (Artikel 22, AVG)

Profilering vindt plaats wanneer er een geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens plaatsvindt waarbij aan de hand van persoonsgegevens naar bepaalde persoonlijke aspecten van een persoon wordt gekeken om deze persoon te categoriseren en te analyseren, of om zaken te kunnen voorspellen. Voorbeelden van persoonlijke aspecten kunnen zijn; financiële situatie, interesses, gedrag of locatie. Om profilering wat duidelijker te maken gebruiken we het volgende voorbeeld: Wanneer een bezoeker op de website van Riemersma naar een bepaalde dienst kijkt, mag Riemersma geen actie ondernemen om de dienst aan te bieden. Riemersma mag wel bekijken hoe vaak een bepaalde dienst bekeken is, maar dus niet specifiek gericht adverteren. Daarnaast geeft de wet aan dat er geen besluit mag worden genomen op basis van profilering.

Riemersma maakt op dit moment geen gebruik van profilering.

Big data en tracking

Door middel van Big data onderzoek en tracking mogen alleen gegevens verwerkt worden wanneer deze niet herleidbaar zijn tot een natuurlijk persoon. Daarnaast worden ze alleen verzameld voor onderzoek dat door, of namens, Riemersma wordt uitgevoerd. De verzamelde gegevens door Big data onderzoek en tracking zijn alleen de gegevens die door geautoriseerde personen zijn verzameld. Wanneer de gegevens worden omgezet in een dataset zal dataminimalisatie worden toegepast. Dit betekent dat alleen de data die echt nodig is voor het behalen van het doel gebruikt zullen worden. Daarnaast kunnen persoonsgegevens gepseudonimiseerd worden zodat zij niet herleidbaar zijn tot een persoon.

Riemersma maakt op dit moment geen gebruik van big data en tracking.

Tracking systemen in voertuigen

Mocht een voertuig uitgerust zijn met een voertuigvolgsysteem, dan beschikt Riemersma niet over de inloggegevens om toegang tot de data te krijgen. In geval van alarm wordt de alarmcentrale ingeschakeld, welke het voertuig opspoort.

Brandstofpassen en tracking

Riemersma heeft overeenkomsten met externe leveranciers van brandstofpassen en elektrische laadpassen. Deze partijen registreren transacties, inclusief tijden en locaties. Deze transacties zijn gekoppeld aan een kenteken, en dus niet direct aan een persoon.

Bekeuringen en tracking

Overheidsinstanties hebben de mogelijkheid bekeuringen en boetes op te leggen. Ten tijde van de overtreding registreren deze partijen tijden en locaties. Deze tijden en locaties zijn gekoppeld aan een kenteken, en dus niet direct aan een persoon. In geval van bij de bekeuring toegevoegde foto’s worden deze onmiddellijk gedigitaliseerd en de hardcopy vernietigd.

Plichten van Riemersma

Register van verwerkingen (Artikel 30, AVG)

Riemersma is verantwoordelijk voor het aanleggen van een register van alle verwerkingen waarvan Riemersma de verwerkingsverantwoordelijke is. Het register bevat een beschrijving van wat er tijdens een verwerking plaatsvindt, en welke gegevens daarvoor worden gebruikt, namelijk:

  • De naam en contactgegevens van de verwerkingsverantwoordelijke en, mogelijk, de gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijke;
  • De doelen van de verwerking;
  • Een beschrijving van het soort persoonsgegevens en de daarbij horende betrokkenen;
  • Een beschrijving van de ontvangers van de persoonsgegevens;
  • Een beschrijving van het delen van persoonsgegevens aan een derde land of internationale organisatie;
  • De termijnen waarin de verschillende persoonsgegevens moeten worden gewist;
  • Een algemene beschrijving van de beveiligingsmaatregelen.

Aanstellen van een Functionaris voor gegevensbescherming (FG) (Artikel 37 t/m 39, AVG)

Gezien de aard van verwerking van persoonsgegevens en de aard en grootte van de onderneming is Riemersma niet verplicht een FG aan te stellen. Na zorgvuldige overweging is besloten intern een contactpersoon te benoemen.

Datalekken (Artikel 33,34, AVG)

We spreken van een datalek wanneer persoonsgegevens in handen vallen van derden die geen toegang tot die gegevens mogen hebben. Wanneer er een datalek heeft plaatsgevonden meldt Riemersma dit uiterlijk 72 uur nadat er kennis van de inbreuk is vernomen, aan het AP. Als dit later dan 72 uur is wordt er een motivering voor de vertraging bij de melding gevoegd. Het kan zijn dat de inbreuk een hoog risico met zich meebrengt voor de rechten en vrijheden van de betrokkenen. Om toekomstige datalekken te voorkomen worden bestaande datalekken geëvalueerd.

Afsluiting

Wanneer Riemersma een wettelijke verplichting niet nakomt kan de betrokkene een klacht indienen bij de directie van Riemersma. Wanneer het verzoek niet wordt opgevolgd is er de mogelijkheid om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (AP). Aan de hand van een verzoek kan Riemersma aanvullende informatie opvragen om zeker te zijn van de identiteit van de betrokkene.

Disclaimer

Vanzelfsprekend is de toepasbare wet- en regelgeving altijd leidend en kunnen er geen rechten ontleend worden aan dit document.

Contact

Riemersma Leasing
De Waterman 7-a
5215 MX ‘s-Hertogenbosch

+31(0)73 850 47 50

 

Stel je vraag

  • Dit veld is voor validatie doeleinden en moet ongewijzigd blijven.